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La rétrospective : qui ? quoi ? comment ?

C’est quoi une rétrospective ?

La rétrospective est l’événement qui a lieu à la fin du sprint. Elle s’adresse à toute l’équipe : le Scrum Master, le PO et l’équipe de développement. Le Scrum Master participe à cette réunion en tant que membre de l’équipe au même titre que les autres avec les mêmes responsabilités sur le processus Scrum. Elle peut être animée par le Scrum Master mais en soi, son rôle est simplement de s’assurer qu’elle a lieu et de la bonne manière. Il s’assure que la réunion reste positive et productive.

L’objectif de la Rétrospective de Sprint est de s’améliorer et plus précisément :

  • d’inspecter le dernier Sprint pour voir comment il s’est déroulé au regard des personnes, des relations, des processus, et des outils.
  • d’identifier et ordonner les éléments les plus importants qui se sont bien déroulés, et les améliorations potentielles.
  • de créer un plan pour mettre en œuvre les améliorations sur la manière qu’à l’Équipe Scrum de faire son travail.

C’est un moment de partage dans l’équipe où chacun va pouvoir s’exprimer sur les points positifs ou négatifs. C’est également une bonne pratique d’encourager les participants à se remercier. L’équipe doit identifier et partager ce qui doit être amélioré ou a été mal vécu et faire émerger des idées d’amélioration ; c’est l’occasion pour l’équipe de se retrouver et de discuter de comment mieux faire au sprint suivant. La rétrospective est une composante essentielle d’une équipe Agile car elle permet l’apprentissage constant et l’amélioration continue.

Il est intéressant de débuter une rétrospective par un safety check, qui permet d’évaluer si les participants se sentent capable de s’exprimer librement.

La rétrospective ne sert pas à s’améliorer seulement quand tout va mal, mais aussi quand tout va bien. Il est commun d’entendre les développeurs dire que le sprint s’est bien passé et donc qu’il n’y a pas besoin de faire une rétrospective. Au contraire, quand le sprint s’est bien passé, l’équipe peut identifier les éléments qui l’ont amené à réussir le sprint : ce qui est alors tout aussi instructif que ce qui a pu amener à de mauvais résultats.

Afin que la rétrospective soit un événement constructif, on s’assure que les participants adhèrent à la Directive première.

Il est important pour le Scrum master d’accompagner l’équipe à penser positivement :

  • Chacun a fait de son mieux
  • Pas de reproches
  • On se concentre sur les faits ou ses sentiments, pas sur les personnes
  • On s’assure que les participants respectent la Directive première

Comment se déroule une rétrospective ?

Une rétrospective dure au maximum 1h30 pour un sprint de 2 semaines. Au plus 3 heures pour un sprint d’un mois.

Pour débuter la rétrospective, il est important de rappeler ce qu’est une rétrospective et à quoi elle sert. On rappelle également la directive première (de Norm Kerth).

On présente ensuite l’agenda : comment l’animation va se dérouler ?

Une rétrospective se déroule en 5 temps selon Esther Derby :

1 . Set the stage / Check in (entrée dans la rétrospective)

Le facilitateur s’efforce à ce que chacun s’exprime. Le check-in permet d’appréhender l’atmosphère globale de l’équipe à chaud, après la fin du sprint.

 
 
 

2 . Gather data (récolte de données)

Le but de cette étape va être de récupérer des informations sur ce qui s’est passé dans le sprint, à la fois sur les faits et sur les sentiments.
Il faut ici recueillir des informations de tout le monde, sans jugement ni interruption et laisser parler sans interpréter.

 

3 . Generate insight (générer des idées)

Une fois les informations recueillies, il faut creuser et faire ressortir les problèmes afin d’y trouver des solutions. On accepte ici toutes les idées de solutions exposées par les participants. Il ne s’agit pas encore d’établir des actions, elles seront discutées dans la phase suivante.

 

4 . Decide what to do (mettre en place des actions)

Il s’agit ici de décider d’un plan d’action pour l’itération à venir. Il faut donc sélectionner les points les plus prioritaires à améliorer. L’animateur peut proposer un dot voting.

 
 
 

5 . Conclusion / Check out (conclusion)

Le check-out sert à recentrer l’équipe et lui redonner l’énergie et la motivation pour entamer le prochain sprint. Il sert également à améliorer la rétro. On peut faire appel à un observateur (un membre de l’équipe ou une personne extérieure) qui sera présent pendant la réunion et fera part de ses observations à la fin.

 

6 . Feedback (optionnel)

Il existe plusieurs manières d’obtenir du feedback d’une rétrospective. La plus connue est le R.O.T.I (Return On Time Invested) : chaque participant donne une note de 1 à 5 sur le temps investi dans l’atelier.

 

 

 

Pourquoi et comment préparer une rétrospective ?

Comme n’importe quel événement ou réunion, il est important de bien préparer sa rétrospective.

Pour bien préparer sa rétrospective, il faut avoir en tête l’intention : on réfléchit à ce que l’on souhaite faire émerger. Qu’est-ce que je veux apporter grâce à cette rétrospective ?

Par exemple : Est-ce qu’il y a des tensions à apaiser ?

Le choix de l’animation vient ensuite appuyer cette intention.

Par exemple si un sprint particulièrement difficile arrive et que l’on souhaite que l’équipe se prépare, on peut faire une futurespective.

On travaille ensuite sur l’agenda : comment va se dérouler la rétrospective. Il faut choisir l’animation principale et regarder quels points sont pris en compte (check-in, gather data, generate insight, decide what to do, check-out). Pour les points non compris dans l’animation, il faudra trouver d’autres activités, si possible en lien avec l’animation principale.

Si l’activité est complexe, il faut s’assurer que chaque partie soit la plus claire possible pour éviter de perdre l’équipe ; il est important de ne pas perdre les participants dans une activité et d’oublier le sens principal de la rétrospective. L’activité n’est là que comme cadre ou support et ne doit pas se mettre en travers de l’amélioration continue de l’équipe.

Il faut évidemment bien préparer son matériel. Feutres, post-its, plusieurs couleurs si besoin, etc. Cela permettra de ne pas être coupé en plein milieu de l’animation.

Il est nécessaire de bien connaître son animation et d’avoir lu des retours d’expériences afin de connaître les dérives éventuelles.

Au début de la rétrospective, on présente et on affiche clairement l’agenda pour l’équipe afin qu’elle puisse suivre plus facilement. Cela permettra aussi de ne pas se perdre au cours de l’animation.

Pourquoi alterner les formats ?

La plupart des équipes fonctionnent en sprints de 2 semaines, ce qui fait environ 26 sprints par an, et donc 26 rétrospectives ! Malgré le rythme très régulier qui est imposé en Scrum, le Scrum master doit absolument faire attention à garder une équipe active et intéressée. À force de faire sans cesse la même rétrospective, l’équipe peut avoir tendance à toujours remonter les mêmes choses. Il est donc intéressant de trouver des animations en lien avec les besoins de l’équipe pour que les participants se sentent impliqués dans l’amélioration continue.

Attention toutefois à ne pas tomber dans l’extrême inverse, c’est-à-dire : changer chaque fois de type de rétrospective. Certaines équipes n’auront pas de mal à changer de rétrospective à chaque sprint tandis que d’autres auront besoin de reproduire plusieurs fois le même format pour se l’approprier. C’est donc au facilitateur de bien connaître les besoins de son équipe.

À noter que certains formats gagnent à être répétés à plusieurs sprints d’intervalle.

Changer le type de rétrospective va permettre à l’équipe de sortir de sa zone de confort et de ré-impliquer ses membres. La rétrospective leur appartient, le format va simplement les aider à cadrer leur réflexions. L’atelier permet également de remettre les membres sur un pied d’égalité.

Voici quelques formats de rétrospectives

Turn the table

Facile (1-2). Utile pour la communication dans l’équipe
Le génie

Assez facile (2). Rétrospective qui exauce les voeux.
La rose du Petit Prince

Moyen (3). On se confronte aux actions prises en amont et on apprend de nos expériences
Strength boat

Moyen (3). Rétrospective “solution focus”
La rétro pré-mortem

Moyen (3). La rétro qui imagine le pire.
12 principes agiles

Moyen (3). Permet de se remettre en question : “est-on agile ?”
Wall Street

Moyen (3). La rétro avec du “Buy a feature” !
L’île au trésor

Avancé (4). Rétro speedboat ludique immersive.

 

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