[Atelier] Sudokanban : Travaillez votre flux tiré

Le Sudokanban est un serious game, qui se joue en équipes de 5 à 10 personnes et permet de pratiquer Kanban, la visualisation d’une chaîne de valeur, le flux tiré, la priorisation des items ou simplement la communication au sein d’une équipe. Son grand avantage est qu’il reproduit fidèlement un environnement de projet, avec sa dose de bugs, de stress, de gestion des urgences et des priorités.

C’est un atelier qui demande de la préparation, mais une fois lancé vous verrez que les résultats sont bluffants, car au Sudokanban tous les rôles d’une équipe agile sont mis à contribution !

Préparation

Matériel nécessaire

• Le Sudokanban – Kit imprimé
• De quoi dessiner la chaîne de valeur pour chaque équipe, avec des grandes feuilles, des tableaux blancs ou des post-its
• Des post-its, au moins 20 par équipe
• Des feutres ou stylos, au moins 1 par personne

Installation du matériel

• Imprimez le Sudokanban – Kit autant de fois qu’il y a d’équipes (gardez les solutions pour vous)
• Découpez les grilles à remplir pour chaque équipe, afin que les membres puissent travailler sur chaque grille indépendamment. Les grilles vides sont là en cas de rature
• Posez les grilles découpées, les règles du jeu, les post-its et les feutres sur chaque table d’équipe
• Dessinez la chaîne de valeur définie dans les règles du jeu pour chaque équipe

Déroulement du jeu

Règles du jeu

Le but du jeu est de produire un maximum de valeur possible, la valeur étant représentée en euros (€) sur les grilles de sudoku. L’équipe qui aura livré le plus de valeur aura gagné la partie. Une grille apporte de la valeur quand elle est au statut Validé PO.

Chaque équipe dispose de 12 grilles, d’une chaîne de valeur, de post-its et de feutres/stylos. Elles ne sont pas obligées d’utiliser le matériel fourni excepté les grilles de sudoku, qui doivent être remplies.
Si une équipe souhaite utiliser la chaîne de valeur, il est conseillé d’utiliser les post-its plutôt que de mettre les grilles de Sudoku dessus.

Règles du sudoku

Les grilles sont préremplies, il incombe aux équipes de les compléter ou de les corriger. Chaque ligne, chaque colonne et chaque carré de 9 cases d’une grille doivent comporter tous les chiffres de 1 à 9 en un seul exemplaire. La grille est valide lorsqu’il n’y a pas de répétitions sur les lignes, les colonnes et les carrés.

Rôles

Le but de ces rôles est d’isoler les communications entre le facilitateur et le PO, et de laisser l’équipe s’auto-organiser pour le reste. Seule l’équipe de développement peut remplir les grilles de sudoku et seul le PO (vous) peut les valider.
S’il y a la moindre question sur les rôles, l’équipe demande à son facilitateur, qui fait le lien avec le PO.

La chaîne de valeur

Toutes les grilles peuvent être mises dans la colonne Backlog.

Une grille doit voyager de la gauche vers la droite, et les grilles les plus à droite doivent être traitées en premier (principe du flux tiré).

Une grille en cours de remplissage est mise dans la colonne Remplissage – En cours.

Une grille remplie est mise dans la colonne Remplissage – Terminé et peut être testée.

Une grille en cours de test est mise dans la colonne Test.

Une grille testée et validée est mise dans la colonne Validé équipe.

Une grille dans la colonne Validé équipe peut être présentée au PO.

Une grille validée par le PO est mise dans la colonne Validé PO et rapporte de la valeur.

Une grille urgence est intégrée à la chaîne de valeur ou peut-être traitée sur une ligne Urgence à part si l’équipe le souhaite.

Les colonnes Remplissage et Test ont respectivement une WIP limit de 3 et 1, ce qui veut dire qu’il ne doit pas y avoir plus de 3 grilles en Remplissage (En cours et Terminé confondus) et plus d’une grille en Test. La seule tolérance acceptée est un dépassement de 1 pour les urgences sur chaque étape, ce qui nous fait 4 en Remplissage et 2 en Test.

Animation durant le jeu

Vous allez jouer le rôle de Product Owner, il est important que vous gardiez en tête qu’il faut laisser leur place aux facilitateurs, et donc il ne faudra pas intervenir sur l’organisation des équipes. Normalement il ne devrait pas y avoir de point de blocage, cependant si jamais vous sentez qu’une équipe bloque, n’hésitez pas à aller leur donner un petit coup de pouce.

Pensez à annoncer le temps restant régulièrement, car les équipes seront actives et n’y penseront pas. La durée du jeu est de 30 min.

Vers 15 et 20 min, appelez chaque facilitateur et donnez-leur les grilles Urgence (Urgence 1 à 15 min et Urgence 2 à 20 min) en insistant sur l’urgence des demandes (“c’est la Direction qui demande, blabla…”). Normalement ils les prendront, mais essaieront de revenir négocier avec vous peu de temps après pour savoir si elles sont essentielles. À vous de jouer le rôle qui vous convient le mieux en acceptant ou refusant de mettre de côté l’urgence au profit d’une grille qui a plus de valeur.

Vous ne devez valider que les grilles qui sont au statut Validé équipe. Si une grille validée par l’équipe n’est pas correcte (aidez-vous de la solution), renvoyez-la à l’équipe et observez à quelle étape elle est remise dans la chaîne de valeur.

Une fois que les 30 min sont écoulées, demandez à tout le monde d’arrêter et refusez les dernières grilles. Demandez à chaque équipe de compter le total d’euros au statut Validé PO et de le noter.

Debriefing après jeu

Demandez les scores de chaque équipe et désignez la gagnante. Demandez aux équipes comment s’est passé l’atelier, ce qui a bien marché pour elles et ce qui a moins bien marché.

Quelques pistes pour alimenter le débat

• Les équipes ont-elles repriorisé leur backlog pour se concentrer au maximum sur la valeur délivrée ?
• Pour les équipes qui l’ont fait, ont-elles obtenu un meilleur résultat que les autres ?
• Avez-vous eu une bonne vision de votre chaîne de valeur ? Avez-vous respecté le flux tiré (les grilles de droite à traiter en premier) ?
• Combien de paires (groupes de développeurs) se sont formés ?
• La salle était-elle silencieuse ?
• Avez-vous attaché beaucoup d’importance à la phase de Test ? Les grilles livrées au PO étaient-elles de bonne qualité ?
• Est-ce que le rôle de facilitateur a été important ? Si non, est-ce qu’il aurait pu servir à autre chose ?
• Vous êtes-vous concentrés sur une tâche difficile ou avez-vous abandonné pour en prendre une plus simple ? Comment avez-vous fait votre choix ?
• Comment avez-vous géré les bugs glissés dans les grilles ?
• Qu’ont fait les équipes quand elles n’ont pas pu prendre plus de grilles à cause de la WIP limit ?
• Changeriez-vous les WIP limits ?
• Comment a été gérée la 2e urgence ? Avez-vous eu le sentiment qu’il fallait dire non à cette demande ?
• Recevez-vous régulièrement des demandes en urgence qui viennent de la direction et semblent avoir peu de valeur ?
• Quel est l’impact de l’urgence sur le flux normal ?

Ce que j’ai pu constater

Les rôles sont bien compris et le cloisonnement avec le PO est nécessaire, car le facilitateur prend très vite le réflexe de protéger son équipe et d’être direct avec vous, en négociant les urgences et en vous forçant à valider rapidement les grilles.
Ce dialogue facilitateur – PO est plus dilué si vous vous mêlez aux équipes.

Les WIP limits sont rarement respectées, le flux tiré n’étant pas souvent appliqué par les participants. C’est important de remettre une couche sur l’intérêt de traiter les grilles les plus à droite car ce sont elles qui vont apporter le plus de valeur.

Les équipes qui fonctionnent le mieux sont celles qui ont un bon management visuel et qui exploitent à fond la chaîne de valeur, avec des post-its pour faire le suivi.

Le facilitateur est le rôle qui offre le plus de liberté dans ce jeu, c’est donc le rôle qui va vous apporter le plus de surprises. Vous aurez des facilitateurs tyranniques, qui décident de tout pour leur équipe, des facilitateurs stressés qui dérangent régulièrement leur équipe et des facilitateurs à la force tranquille.

Les experts en sudoku se plaignent souvent d’avoir passé l’atelier la tête dans les grilles et de n’avoir eu aucune vision sur l’état de leur valeur produite. Cela peut être intéressant de rappeler qu’il est bon de lever la tête à chaque itération pour rassembler tout le monde et les aider à visualiser leur performance.

Les testeurs ont tendance à s’ennuyer au début, mais sont vite débordés après, et laissent souvent passer des grilles incorrectes. Ne soyez pas surpris si les rôles tournent pour venir en aide au testeur, qui n’a le droit qu’à une grille à la fois. Revenez sur l’importance d’une équipe pluridisciplinaire pour produire de la valeur.

Conclusion

J’ai découvert le Sudokanban alors que j’étais Scrum Master au sein d’une équipe en pleine transformation : deux équipes fusionnées en une seule de 15 personnes, ce qui rendait l’utilisation de Scrum impossible. Il a été décidé que l’on passerait en Kanban et la majorité de l’équipe n’y connaissait pas grand chose. Je suis donc parti à la recherche d’un atelier, qui leur permettrait de découvrir les intérêts du flux tiré de Kanban tout en s’amusant.

L’atelier original est une co-création de Renée Troughton et Craig Smith. Il a reçu quelques petits ajustements au fil des ans, et se base à l’origine sur le Kanbanopoly (un jeu de hasard basé sur un plateau de type Monopoly). J’avais envie de vous proposer une version traduite et bien plus détaillée sur l’animation, car j’ai souvent eu les mêmes questions en l’animant. Je me suis dit que ça manquait de clarté au niveau des règles.

J’ai donc ajouté la section des rôles, refait les grilles (parfois insolvables) et attaché plus d‘importance à la chaîne de valeur afin de solidifier davantage le cadre. J’ai bon espoir qu’avec cette version, vos participants ne se concentrent que sur les grilles et l’optimisation de leur flux (et moins sur les règles et les bugs).

N’hésitez pas à jouer à fond votre rôle de PO et à être impitoyable dans les négociations, c’est une part importante de nos métiers et ça rajoute du piment à l’exercice !

© SOAT
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