Débutant

[Atelier] Kick-off : bien démarrer un projet

Dans cet article, je vais vous présenter un atelier réalisé il y a quelques semaines : le kick-off de projet. Je vais vous partager mes impressions sur cet atelier que je n’avais encore jamais animé.

Contexte et intention

Mon équipe travaille sur un produit depuis le mois de février. Il y a quelques semaines, un nouveau projet a débuté : nous avons donc un nouveau sponsor mais l’équipe reste la même.

J’ai décidé de réaliser ce kick-off pour :

  • Faire connaissance avec notre nouveau sponsor,
  • Démarrer ce projet sur de bonnes bases,
  • Marquer le coup : il ne s’agit pas juste de la continuité de l’ancien projet, il y a un nouvel objectif à atteindre !

Pour réaliser cet atelier, je me suis très fortement basée sur cet article : Structure de kick-off d’une demi-journée. Ne disposant que d’une heure et demie, j’ai cependant dû effectuer quelques adaptations, d’autant plus que mes besoins n’étaient pas non plus les mêmes.

Programme

J’ai choisi de retirer l’atelier Speed Boat qui risquait de prendre trop de temps par rapport à ce qu’il allait apporter : l’équipe se connait déjà et de nombreux éléments du speed boat ont déjà été abordés lors de la dernière rétro.

Introduction – Faire connaissance avec le sponsor (15’)


But

Se présenter à ceux qui ne se connaissent pas et avoir une vision des rôles de chacun.


Fonctionnement

Chacun présente :

  • Son nom,
  • Son rôle,
  • Ce qu’il apporte à l’équipe,
  • Un petit dessin qui le représente.

Résultat

Pour nous représenter j’ai utilisé une fusée, dans laquelle nous serions tous embarqués vers un objectif commun, notre étoile !
Ici, notre but était surtout de faire la connaissance de notre sponsor étant donné que toute l’équipe se connaissait déjà 😉
Tout le monde a joué le jeu et cela a permis de briser la glace avec notre sponsor qui se sentait bien seule au milieu de tous ces inconnus !

 

La vision (15’)


But

Rassembler l’équipe autour d’un objectif commun. Pourquoi ce projet ? C’est l’une des premières questions à se poser ! Ainsi, l’équipe sait où elle va et dans quel but.


Fonctionnement

En m’appuyant sur le photo-langage (avec de splendides photos trouvées ici), le sponsor choisit 3 images et s’appuie dessus pour présenter le projet.
Pendant la présentation, l’équipe note les mots-clés qu’elle retient et va ensuite les poser à côté des images.


Résultat 

Les images permettent au sponsor de synthétiser et structurer son discours. Les mots-clés apportés par l’équipe lui donnent un feedback direct.

Pour l’équipe, les images aident à se souvenir et soutiennent le discours du sponsor. Le fait de devoir trouver des mots-clés les pousse aussi à être attentifs 😉

Etant donné que le projet est assez simple, cet exercice n’a pas généré beaucoup d’échanges. Cependant, sur un sujet plus complexe, il permet au sponsor de vérifier que l’équipe a une bonne compréhension et de clarifier les choses si besoin !
 

Comment échouer (30’)


But

Bien que personne ne souhaite faire échouer un projet, tout le monde en est capable (à sa manière et selon son rôle). Il peut être intéressant de garder une photo des post-its produits : le jour où un problème apparaîtra il sera possible de vérifier s’il était bien dans la liste.


Fonctionnement :

Chacun répond avec 10 post-its à la question :

Quelles sont les 10 manières que vous utiliseriez pour faire échouer ce projet ?

Les techniques présentées pour faire échouer le projet doivent être concrètes, réalisables. Il est préférable de les faire commencer par “je” et qu’elles soient actives plutôt que passives. Exemple : “Je vais arriver en retard” plutôt que “je ne vais pas arriver à l’heure”.
Le nombre de techniques à trouver est conséquent pour forcer les gens à se creuser la tête. De plus, cela peut donner des choses farfelues qui ajoutent un peu de fun à l’exercice 😉


Résultat

J’avais quelques appréhensions concernant le nombre de post-its à écrire (je connais mon équipe !) mais au final tout le monde s’est prêté au jeu !

L’historique de l’équipe a rendu le résultat très intéressant. C’est une équipe qui a déjà travaillé ensemble et qui a dû faire face à de nombreux problèmes sur le précédent projet : cela leur a permis de facilement trouver des techniques pour faire planter le projet.
J’ai par exemple apprécié qu’un développeur propose :

“Je vais prendre 5 US en même temps”

car c’est justement un problème qu’il avait rencontré à ses débuts !

Au final, ce sont des post-its très réalistes qui ont été produits (sans doute dûs au contexte difficile de la mission) mais quelques petites techniques fun ont quand même émergé :

“Je vais mettre le feu au bureau”
“Je vais faire boire la Scrum Master”

Il serait intéressant de voir ce que cet exercice donne sur une équipe qui n’a pas connu de galères ensemble !

Squad Health Check (20’)


But

Connaître l’état de santé de l’équipe. Cela permet de voir où en est l’équipe et quels aspects sont à travailler plus ou moins urgemment (très utile pour le Scrum Master ;)).


Fonctionnement

En résumé, l’équipe donne son état d’esprit pour une série de thématiques diverses et variées, comme par exemple : l’intérêt de la mission, la facilité à mettre en production, le travail d’équipe, etc. Le fonctionnement détaillé est décrit ici.


Résultat

On peut voir que sur beaucoup de sujets, il y a consensus de l’équipe.

Seuls certains sujets ne font pas l’unanimité, il s’agit en général des sujets plus spécifiques aux rôles de chacun comme par exemple “L’intérêt de ma mission”.

Un seul bémol cependant en ce qui concerne la façon dont les personnes se sont exprimées. Chacun donnait son avis à l’oral mais il s’est avéré que certains n’osaient exprimer leur mécontentement que si quelqu’un d’autre le faisait avant…
C’est donc un fonctionnement à revoir pour ma part.

Il sera aussi très intéressant de refaire cet exercice en fin de projet pour voir de quelle manière a évolué l’équipe !
 

Engagement (10’)


But

Impliquer chacun dans la réussite de ce projet.


Fonctionnement

Chacun écrit sur un post-it l’engagement qu’il prend pour ce projet et le signe.


Résultat

J’ai trouvé assez amusant d’entendre le PO dire “Bon là il faut que je mette quelque chose de faisable” ! Cela signifie qu’elle ne prend pas à la légère le mot “engagement” et surtout qu’elle a clairement une bonne vision de ses possibilités d’action : au vu de ce qui a été dit dans l’exercice “Comment échouer”, elle sait ce qu’elle doit éviter de faire mais elle a aussi conscience de ce qu’elle peut vraiment faire.

Cela fait aussi très plaisir d’avoir l’engagement d’un développeur disant “Je m’engage à produire du résultat, que ce soit en passant par A ou par B”. Cela montre la réelle motivation de chacun !

Conclusion

Je suis plutôt satisfaite de ce qui est ressorti de cet atelier :

  • L’équipe semble avoir retenu les erreurs faites par le passé,
  • La sponsor a pu faire connaissance avec l’équipe et n’est donc plus étrangère au projet,
  • Chacun sait pourquoi il va travailler et a montré sa motivation !

Il serait aussi intéressant de tester l’exercice sur d’autres équipes dans des contextes différents.
Je pense par exemple que cet atelier prendra plus de temps pour une équipe nouvelle. Il pourrait d’ailleurs être utile dans ce cas d’y rajouter l’exercice Rôles et responsabilités : cela permettra à l’équipe d’être alignée sur les responsabilités de chacun en fonction de son rôle.

Le Speed Boat peut être un véritable plus aussi quand on dispose de plus de temps. En l’alliant avec la partie “Présentation” on a un exercice assez complet qui permet de matérialiser la place de chacun dans l’équipe, ses forces, et ses freins.

En bref, à chaque projet/équipe son kick-off, et comme dirait Aristote :

“Le commencement est beaucoup plus que la moitié de l’objectif.”

© SOAT
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