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[Atelier] CoDev : agir grâce à l’intelligence collective

Au sein de ma mission, je fais partie d’une communauté de Scrum Masters dont les principaux buts sont l’entraide, le partage et la découverte.
J’ai été chargée d’organiser la dernière rencontre avec les informations suivantes :

  • 1h d’atelier,
  • Une grande salle (assez conviviale avec plein de murs et de tableaux exploitables),
  • Des post-its et marqueurs,
  • Un groupe d’environ 15 Scrum Masters.

Sur les conseils et avec l’aide de Laetitia Thernier, j’ai choisi de tester l’atelier Co-développement qui me semblait à la fois réunir les 3 valeurs de notre communauté et surtout adapté à notre groupe (taille et diversité des personnes). Je vais donc vous présenter son déroulement et mes impressions sur cet atelier que la communauté et moi-même avons découvert.

Intention

Un tel exercice permet à une personne de prendre du recul sur une problématique en la confrontant à des personnes extérieures mais qui ont néanmoins un intérêt commun et des fonctions similaires. On ressort normalement de l’atelier reboosté et avec un plan d’actions concret. C’est aussi un bon exercice pour reprendre confiance en soi !

L’atelier

Choix des problématiques

 

Les personnes dans l’assemblée commencent par exposer des problématiques qu’elles sont actuellement en train de vivre. Il est important d’insister sur ce point, le but est de s’attaquer à un problème véritable et d’actualité car on va chercher à y apporter des solutions concrètes.

Dans mon cas, avec une quinzaine de personnes, les post-its ont été nombreux et assez variés du fait de la diversité des personnes présentes tant par leur expérience que par leur rôle (beaucoup ne sont pas uniquement Scrum Master). Voici quelques exemples de problématiques suggérées :

Je n’ai plus d’idées de rétro…

Comment impliquer davantage l’équipe dans le projet ?

Comment donner un mindset agile à mon organisation ?

Comment affirmer ma légitimité sur mon projet ?

Au moment de la présentation des problématiques, chaque personne a essayé de placer son post-it plus haut que les autres afin de souligner son importance.

Cela m’a permis de me rendre compte que l’importance d’un problème se définit par l’importance que son possesseur lui donne et non par son sujet.

Etant donné le nombre de problématiques remontées, nous avons réalisé un dot-voting afin de sélectionner les sujets que nous allions traiter dans cet atelier.

 

Constitution des groupes

L’exercice se fait ensuite sur des groupes d’au moins 3 personnes. Dans notre cas, avec 15 personnes et pour traiter un maximum de problématiques, nous avons fait 5 groupes de 3. Mais nous aurions aussi pu décider de faire moins de groupes, plus nombreux.
Un groupe est composé d’un client et de ses consultants. Le client expose son problème et les consultants sont ceux qui vont apporter leurs conseils.

Les étapes du CoDev

  • Etape 1 (5′) : Le client parle de son problème et de ce qu’il a déjà mis en place pour essayer de le résoudre.
     
    Cette étape a pu paraître longue pour certains clients. Il n’est pas facile de parler pendant 5 minutes sans avoir aucun feedback. Mais cela pousse justement à creuser le sujet. En tant qu’animateur, il ne faut d’ailleurs pas hésiter à utiliser le silence. Il est important de bien laisser le temps aux gens de réfléchir. Après un long moment de silence, une petite phrase comme “Vous avez fait le tour, vous êtes sûrs ?” peut parfois relancer une personne !
     
    Certains clients ont d’ailleurs réalisé en expliquant leur problème qu’ils savaient en fait comment le résoudre. En effet, le fait d’exprimer un problème nous pousse à y apporter une structure et à en enlever les zones d’ombre. On prend donc déjà soi-même du recul sur le problème et on y voit potentiellement la solution.
  •  

  • Etape 2 (5′) : Les consultants posent des questions pour clarifier le problème.
  •  

  • Etape 3 (2′) : Le client formule sa demande exacte. Le but est d’avoir une demande claire et précise à laquelle les consultants pourront répondre.
     
    Cela pousse à bien clarifier sa demande. En effet, les clients sont parfois partis dans de nombreuses directions en expliquant leur problème. Le fait d’avoir à exprimer une demande claire et précise permet de cadrer les choses. Cela permet une fois de plus au client de structurer sa pensée. A-t-il un ou plusieurs problèmes dans ce qu’il exprime ? Que veut-il résoudre en priorité ? Cela rend également la tâche plus facile aux consultants qui n’auront à se focaliser que sur une seule chose.
  •  

  • Etape 4 (5′) : Les consultants mettent en évidence les aspects positifs de la démarche employée par le client (ses tentatives pour résoudre le problème, etc.). Le but ici est de redonner confiance au client.
     
    Dans cette étape, les clients ont aimé être rassurés :

    “Ah mais en fait j’ai déjà fait tout ça pour résoudre le problème”.

    C’est donc une étape qu’il ne faut pas minimiser. Mais si elle ne semble rien amener de concret, cette étape est cruciale car elle permet aux clients de reprendre confiance en eux et trouver une énergie nouvelle.

  •  

  • Etape 5 (5′) : Les consultants proposent de solutions, celles qu’ils auraient mises en place s’ils avaient rencontré ce problème (“Moi à ta place…”).
     
    Ici, les clients ont trouvé appréciable d’avoir un avis extérieur. On a tendance à s’enfermer dans le problème et parfois il y a en fait des solutions toutes simples auxquelles on ne pense pas. Les solutions sont d’ailleurs en général un simple enrichissement de ce qui a déjà été entrepris par le client.
     
    Pour les consultants, la durée de cette étape a semblé très courte au vu de toutes les solutions qu’ils voulaient exposer. Cela a cependant eu pour effet de pousser les consultants à ne pas noyer le client sous une pluie de solutions, mais plutôt à les prioriser.
  •  

  • Etape 6 (2′) : Le client fait le bilan de l’exercice et expose son plan d’actions établi en fonction de ce qu’il a entendu.

Débrief

Ressenti

Les premières phrases qui ressortent sont les suivantes :

“C’était grave cool”

“Pour la première fois, j’ai été compris”

“On part avec des solutions concrètes”

Pour certains, il a été difficile de ne pas être dans l’échange et de devoir se cloisonner à parler chacun son tour selon les étapes. Il me semble pourtant que c’est ce qui permet de rendre cet atelier efficace, on fournit un cadre aux participants, qui permet de se focaliser sur le problème à résoudre et d’éviter les digressions.

Pour aller plus loin

Une question intéressante a été posée :

“On peut l’utiliser en rétro au sein de l’équipe ?”.

Cet atelier permet aux gens de prendre du recul. Mais pour cela, il faut que les consultants arrivent avec un regard extérieur. Or, ce n’est pas vraiment le cas au sein d’une équipe. Il est donc difficilement envisageable de l’utiliser au sein d’une même équipe, mais on peut l’utiliser pour confronter les avis de plusieurs équipes.

Conseils

Gestion du temps

Le temps donné pour chaque étape est indicatif, pour un groupe plus nombreux ou une problématique importante, il peut être possible d’augmenter la durée des étapes tout en veillant à conserver les proportions. Tout dépend du temps dont vous disposez pour faire cet atelier. Dans notre cas, nous avions 1h15 : les explications, le choix des problématiques, les 20 minutes d’exercices et le débrief.

Gestion du lieu

Selon le nombre de groupes, il faut bien penser à prendre en compte la taille de la salle. En effet, chaque groupe doit être suffisamment espacé des autres afin de pouvoir converser en toute tranquillité.

Animation

L’animation de cet atelier n’est pas très compliquée en soi. Il s’agit principalement de gérer :

  • Le choix des problématiques,
  • La constitution des groupes,
  • Les timeboxes pour signifier le passage d’une étape à une autre,
  • L’introduction des étapes. Il est important de rappeler le but de chaque nouvelle étape. On peut notamment surveiller que chaque étape est bien respectée. Par exemple, pendant les étapes 4 et 5, ce sont les consultants qui sont censés parler, et non le client.

Conclusion

L’exercice a été un franc succès au sein de la communauté. Il a beaucoup plu, notamment car il permet de repartir avec un plan d’actions concrètes.

Côté animation, il demande peu de matériel, de l’encadrement au niveau timing et de la place selon le nombre de groupes. Je le trouve assez flexible, autant en ce qui concerne le nombre de personnes que le temps alloué. C’est un atelier plutôt facile à cadrer et qui se déroule calmement.
Pour ma part, j’ai été assez satisfaite car il m’a semblé exactement correspondre à ce que réclamait la communauté : de l’aide sur des problématiques spécifiques à chacun.

 

Au final, notons que cet atelier ne remplace pas le coaching.
Ces notions sont plutôt complémentaires : l’une permet de fournir des solutions alors que l’autre pousse une personne à trouver des solutions par elle-même.

 
© SOAT
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