[Atelier] Consensus Workshop : mettons-nous d’accord
“Consensus universel : l’accord des ‘on’
Raymond Queneau
Je fais partie à Néosoft d’une communauté de Scrum Masters. Notre raison d’être est la suivante : « Grandir tous ensemble à travers le partage et la bienveillance dans notre rôle de facilitateur agile ». À raison d’une rencontre par mois, j’ai été chargée d’organiser celle du mois de juin.
Voici mes contraintes :
- Une dizaine de personnes, des Scrum Masters de tous niveaux
- Une salle avec des murs et un tableau
- Des marqueurs, feuilles et paper boards
J’ai donc décidé d’animer un atelier dont Olivier My m’avait parlé mais que je ne connaissais pas : le Consensus Workshop. Le but étant à la fois pour moi de tester un nouvel atelier qui me resservira par la suite et pour la communauté de découvrir ou redécouvrir cet atelier.
Intention
Qu’est-ce qu’un consensus ? D’après Wikipédia, c’est “un accord général — tacite ou manifeste — parmi les membres d’un groupe, pouvant permettre de prendre une décision sans vote préalable”.
Cet atelier va donc amener une équipe à arriver à un consensus. Face à une question, le groupe va coconstruire une réponse. On peut même espérer que la réponse fera l’unanimité au sein du groupe !
La question
Comme vous l’avez probablement deviné, pas d’atelier sans question ! Dans notre cas, j’arrive avec une proposition de question pour le groupe qui nous permettra de réfléchir à notre rôle de Scrum Master.
Dans une situation d’utilisation “normale”, il me semble que c’est plutôt la question qui va driver l’atelier, elle devrait donc normalement déjà être là ! Il ne resterait ensuite qu’à trouver la bonne formulation en accord avec l’équipe 😉
Le consensus
Etape 1
Chacun cherche seul x réponses à la question.
J’ai choisi de faire écrire 5 réponses à chaque personne.
Etape 2
En groupe, les précédentes réponses sont mises en commun et seules x sont sélectionnées.
3 groupes de 2/3 personnes (faute de mieux !) ont été créés et 5 réponses ont émergé de chaque groupe.
Etape 3
Les propositions sont présentées par chacun des groupes.
Au fur et à mesure : les doublons sont supprimés, les réponses sont regroupées par thème si un thème semble émerger.
Voici un schéma du support graphique que j’ai utilisé :
Le nombre de colonnes prédéfini a perturbé le groupe. Les gens avaient tendance à vouloir faire rentrer une idée dans un thème plutôt qu’à me faire créer une nouvelle colonne !
Remarque : Pour la prochaine fois, je pense que je ne mettrai pas de colonnes pour éviter de distraire les gens sur des problèmes pratiques qui nous font nous éloigner du but de de ce Consensus Workshop.
Etape 4
L’équipe entière nomme les thèmes.
Cette étape prend du temps. La principale difficulté pour le groupe est de trouver un terme qui soit assez générique.
Pour ma part, la difficulté a plutôt été au niveau de la dynamique de groupe. J’ai en effet fait l’erreur de laisser les gens assis tandis que j’attendais debout qu’ils me proposent un nom de thème. Il aurait plutôt fallu les faire se lever pour les mettre au cœur de l’action.
Cela aurait rendu la chose plus dynamique et sans doute plus rapide. En effet, quand on a en a marre d’être debout, on est plus motivé pour prendre une décision rapidement et surtout, on devient acteur plutôt que consommateur 😉
Etape 5
À partir du thème, l’équipe invente une phrase en rapport avec le thème et qui répond à la question.
Cette étape prend également du temps ! Beaucoup de débats ont émergé autour du contenu des phrases et de leur formulation.
J’ai au début choisi de laisser les gens s’exprimer. Puis, quand je voyais que cela dérivait trop du sujet, j’essayais de recadrer et de les faire revenir sur le pourquoi du thème. Cette technique a plutôt bien fonctionné, en essayant de répondre à une simple question du style « Quel est le but derrière ce thème ? », la réponse fournie était plus ou moins la réponse retenue (avec enrichissement de l’équipe bien sûr).
Au final, les phrases trouvées par l’équipe vont constituer les réponses à la question commune :
Débrief
Je pense que mon choix de faire produire uniquement 5 réponses à chaque groupe n’était peut-être pas le meilleur car il n’a en fait pas généré beaucoup de contenu (certains thèmes ont un seul post-it).
Et c’est pour moi la principale difficulté de cet atelier : selon le nombre de participants, le nombre de groupes va varier. Le nombre de réponses à faire proposer à chacun est donc variable et dépend du nombre de groupes présents !
La gestion du temps n’est pas non plus des plus facile. Les dernières étapes sont susceptibles de prendre du temps et c’est sur celles-ci que l’atelier doit se concentrer.
Par manque de temps, nous n’avons pas pu trop débattre sur l’utilité de cet atelier. Le résultat a cependant satisfait et convaincu l’ensemble du groupe 🙂
Certains ont quand même émis l’objection que cela ne pouvait pas marcher pour tous les types de questions. Il sera en effet difficile de l’appliquer en l’état à une question fermée ou à choix multiples.
Mais réfléchissons par exemple à des questions du type “Doit-on choisir cette solution technique ?” ou “Laquelle de ces deux solutions techniques doit-on choisir ?”.
La question intrinsèque serait en fait :
“Selon quels critères allons-nous choisir notre solution technique ?”
Question à laquelle il est alors possible d’appliquer le Consensus Workshop. Les réponses obtenues peuvent ensuite être utilisées pour répondre aux premières questions.
Conclusion
Cet atelier n’est pas facile à animer. Il nécessite une bonne préparation et une attention constante : maintenir le cadre tout en gardant un rythme dynamique !
Mais le jeu en vaut la chandelle car le résultat obtenu est convaincant !
Le Consensus Workshop a un véritable avantage : il s’utilise dans de nombreuses situations. Il suffit d’une question adéquate et d’un groupe et le tour est joué !