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SRPJ : de l’utilité des réunions quotidiennes

SRPJ-ToulouseCertaines équipes mettent en doute l’utilité des points quotidiens (DSM en Scrum, par exemple), sous-estiment la portée informative de ceux-ci ou ne sont tout simplement pas au fait de leurs vertus.

Afin de démontrer la force de telles réunions, j’ai élaboré un petit jeu simulant la communication de type “autour d’un café”.

 

Préambule

La version des règles donnée ici est prévue pour 6 participants. Elle est facilement adaptable pour un autre nombre de participants (voir la partie “variante”).
Cependant, il est déconseillé de le tenter avec plus de 8 joueurs. Dans ce cas, il est préférable de scinder l’assemblée en deux groupes.

Comme le jeu ne fonctionne qu’avec un nombre pair de participants, le facilitateur devra, ou non, s’inclure dans les joueurs.

 

Introduction

 

Une information a été communiquée de façon morcelée à l’équipe. Chaque membre de celle-ci connait un petit bout de ladite information et communique ce qu’il sait à son collègue préféré lors de la pause-café. Ce dernier pourra éventuellement transmettre ce qu’il a appris à d’autres, plus tard, lors d’une autre occasion.
La diffusion de l’information dans son entièreté risque d’être lente et peu efficace.

 

Règles du jeu

 
 

  1. Plantez le décor. Chaque participant est un membre du SRPJ. Un officier de police, quelqu’un habitué à mener des enquêtes et à mémoriser des indices. Une information sur une visite inattendue leur est communiquée. Sauf que la personne qui leur a transmis l’info l’a fait de façon morcelée. En fait, c’est un rébus.
  2.  
     

  3. Distribuez à chaque participant une carte du document rebus.pdf.
    Chaque carte contient une illustration et sa position dans le rébus qui représente notre information morcelée. Expliquez juste que chaque carte représente un élément de l’information à reconstituer, une pièce du puzzle.
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    Communication 1
     

  5. Maintenant nous allons simuler une première étape de diffusion de l’information lors d’une pause-café. Séparez l’assemblée en deux groupes. Les “parleurs” et les “écouteurs” (effectivement, je n’ai aucune imagination…) Selon la figure ci-contre, chaque parleur livre l’information qu’il connaît à un (et un seul) écouteur (n’oubliez pas, c’est son collègue préféré !). La communication doit être assez discrète pour que l’information ne fuite pas vers les autres joueurs.
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  7. Communication 2Désormais, le principe reste le même qu’à l’étape 3 mais les rôles s’inversent. Chaque personne qui était “écouteur” avant va communiquer ce qu’elle sait (l’information qu’elle avait au début plus celle qu’elle a reçue à l’étape précédente). C’est la pause-café du lendemain et votre collègue préféré, lui, semble en préférer un autre que vous !
    Encore une fois, chaque personne ne transmet ce qu’elle sait qu’à un seul participant clairement identifié.
    Servez-vous de l’image ci-contre pour vous aider à définir le schéma de transmissions des informations.
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  9. Alternez successivement des phases de communication telles que décrites en étapes 3 et 4 jusqu’à ce que tout le monde ait eu l’occasion d’obtenir tous les fragments d’information. Pour 6 joueurs, il faut donc 6 étapes de communication (donc trois telles que décrites dans l’étape 3 et trois autres telles que décrites dans l’étape 4). Chaque participant Px reçoit donc toujours ses informations de la même personne Py et transmet toujours les siennes au même joueur Pz.
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  11. Demandez à chaque participant d’écrire la solution du rébus pour découvrir qui s’est invité dans les locaux du SRPJ. Il est fort probable que certains ne trouvent pas qu’il s’agit “d’un énorme éléphant rose” (un – nez – nord -mêlée -faon – rose).

 

Debriefing

 

L’utilisation de l’éléphant est évidemment un poncif dans les jeux agiles mais permet bien de mettre en avant la présence d’une chose, d’une habitude, d’un comportement vraiment visible mais non exprimé, ou dont on n’a pas conscience.

Demandez aux joueurs, qui n’ont pas trouvé la solution ou qui ont eu du mal à la trouver, quelles difficultés ils ont rencontrées.
La pratique montre qu’une transmission d’information parcellaire est souvent la cause de problèmes. Par exemple, l’oubli de donner la position, le manque de détails ou l’interprétation manquée gênent aussi régulièrement la vision d’ensemble.

Vous pouvez ensuite demander aux participants comment l’information aurait pu être transmise de façon plus efficace. N’aurait-il pas été plus simple qu’ils entendent tous l’information de la même source ? En un seul morceau et non de façon fractionnée ?

N’est-ce pas justement un des objectifs des points quotidiens ? Mettre tout le monde au même niveau d’information, efficacement (ie. sans déformation et rapidement) ?

Un débat sur la taille de l’équipe peut aussi être amorcé. La communication de type “à la pause-café” pourrait mieux fonctionner avec 2-3 participants mais sans doute pas à plus. Que se serait-il passé s’il y avait eu 12 participants pendant le jeu, etc. Dans ce sens, vous pouvez tenter l’expérience en menant conjointement le jeu sur deux groupes de tailles distinctes. Outre le nombre de tours différent qu’il faudra pour obtenir la totalité de l’information (l’équipe la plus petite a besoin de moins d’étapes de communication), il est intéressant de comparer les taux d’obtention de la solution du rébus.

Vous pouvez bien évidemment révéler la raison de l’utilisation de l’acronyme SRPJ. Celui-ci signifie en fait Se Réjouir des Points Journaliers.

 

Variantes

 

Il est possible de jouer avec un nombre de joueurs différent de 6. Il suffit de trouver un rébus différent de celui présenté dans le document rebus.pdf.

On peut également envisager d’ajouter une information sur le lieu où se trouve le visiteur (ie. l’éléphant). Si vous êtes 8, gardez le rébus pour 6 personnes mais expliquez aux joueurs que les locaux du SRPJ sont constitués de trois ailes. L’aile ouest, l’aile est et l’aile centrale (celle dans laquelle vous êtes réunis). Il y a maintenant deux nouvelles informations :

  1. Le visiteur n’est pas dans l’aile ouest
  2. Le visiteur n’est pas dans l’aile est

Les joueurs devront en déduire, à la fin du jeu, que l’éléphant est parmi eux, dans l’aile centrale.

 

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COMMENTAIRES 4 commentaires

  1. Kamel dit :

    J’adhère complètement à votre démonstration et l’exemple que vous prenez me semble convaincant. Les serious games peuvent être utilisés dans ce but où l’on cherche à pousser les personnes à échanger, à partager les informations qu’ils auraient pu soit garder pour eux soit transmettre de façon maladroite.

  2. Gael Rebmann dit :

    Bonjour Kamel.
    Merci pour votre retour enthousiaste !

  3. Olivier dit :

    L’idée est sympa mais le rébus ne met pas l’équipe dans l’établissement d’un plan partagé. Bref, ca illustre la lenteur de la communication, mais pas trop l’intelligence collective.

    J’ai pas encore testé, mais je verrais bien un truc du genre “distribuer une carte de labyrinthe aux 6 joueurs et chacun connait la position d’un trésor et d’un piège sur la carte” => le groupe doit élaborer le meilleur itinéraire pour sortir du labyrinthe (donc en essayant de passer par les 6 trésors et en évitant les 6 pièges).
    Chaque individu pourrait éllaborer un itinéraire seul dans son coin, mais ce sera moins efficace que l’itinéraire bâti en équipe.

  4. Gael Rebmann dit :

    Bonjour Olivier.

    Merci pour votre commentaire.
    Le SRPJ s’intéresse principalement aux mêlées quotidiennes dont le but est principalement la communication et la synchronisation. Comme pour lesdits daily meetings, l’accent n’est pas forcément mis sur la recherche de solution via l’intelligence collective..
    Néanmoins, je suis ravi que l’exercice vous ait donné des idées, ça veut dire que le format est suffisamment intéressant pour qu’on ait envie de le décliner. Je serai heureux d’avoir des nouvelles de votre variante une fois que vous l’aurez expérimentée. Si elle marche mieux que l’original, ça prouvera encore une fois la force de l’intelligence collective 😉

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