Getting Things Done (GTD)

Êtes-vous débordé ?

Vous avez accès à internet dans votre poche, chez vous, au bureau. Vous vous dites que l’information est facilement accessible de partout ? Tellement accessible qu’on en a à ne plus savoir quoi faire ? Vous avez beaucoup de tâches à gérer au travail, ainsi qu’en dehors ? Vous aimeriez bien pouvoir avancer sur plusieurs sujets à la fois sans rien laisser de côté ? Mais pour l’instant, vous trouvez que votre cerveau ne vous aide pas. Quand vous voulez faire une tâche, il  vous manque une ressource, ou alors vous passez devant une ressource sans vous en servir alors vous aviez des tâches qui en avaient besoin ? Pas de panique, la méthodologie nommée GTD peut vous aider à mieux vous organiser pour réussir.

Introduction à GTD par Pascal Batty :

2013, XXIème siècle, l’internet est accessible de partout, le SMS ne nous coûte plus rien, on a l’accès à nos mails jusque dans nos poches, bref l’information vient à nous où que l’on soit et à n’importe quelle heure.

Et pourtant c’est la course contre la montre, on est sollicité sans arrêt, l’information arrive tout le temps à notre cerveau qu’on le veuille ou non, bref, on se fait submerger. L’équilibre vie privée/vie pro n’est plus là et l’un empiète sur l’autre ou le contraire.

Les informations nous arrivent de tous les côtés, téléphone, SMS, mails perso, pro, on se fait interpeller pendant qu’on est concentré sur une tâche… pour basculer immédiatement sur une nouvelle…

STOOOOP !!!

Notre première erreur est que nous faisons trop confiance à notre cerveau pour gérer tous les stimuli. Ce n’est pas un disque dur et il vaut mieux le savoir. Pour qu’une information reste, il faudrait un grand nombre d’écriture sur les mêmes secteurs.

Le cerveau jongle sans arrêt entre chaque chose auxquelles on doit penser. Nous avons l’impression d’y penser plusieurs fois par jour, pourtant des choses nous échappent souvent. Soit nous les oublions, soit nous voudrions les faire, mais il y a quelque chose qui a détourné notre attention entre temps.

Exemple : vous êtes chez vous, les plombs sautent. Vous cherchez à tâtons votre lampe de poche, pas de chance, les piles sont mortes. Vous retenez un juron parce vous êtes poli, puis trouvez une autre source de lumière. Vous remettez les plombs, et vous continuez votre soirée. Pourtant vous avez une tâche qui n’a pas été résolue, et que vous avez encore oubliée… changer les piles ! Et la prochaine fois que les plombs sauteront vous aurez droit au même scénario. Même si votre regard croise un lot de piles neuves un jour, est-ce que votre cerveau songera à vous le rappeler ? Très peu probable ou alors les piles neuves sont à côté de la lampe torche.

Même chose pour le papier toilette, on pense à le changer… quand on en a besoin.

C’est ce qu’on appelle des “boucles ouvertes” et c’est ce qui nous rend la vie difficile dans notre gestion des choses à faire, tout comme la procrastination et le sur-engagement. Nous sommes affligés devant le nombre de choses à faire. Même si nous les notons, nous n’y pensons pas au bon moment, et, au moment de les faire, il nous manque une information.

Voici un petit exercice pour rentrer un peu plus dans le sujet :

Quel est le premier sujet qui vous vient à l’esprit ?

Ecrivez-le… par exemple : faire sa pizza maison ce soir.

Quelle est la première action que vous devez faire pour avancer vers cet objectif ?

Ecrivez-le…

Par exemple : appeler ma femme pour qu’elle sorte la pâte pour qu’elle décongèle.

Vous avez l’impression de vous sentir mieux ? C’est normal, votre cerveau a une chose de moins à penser, et vous avez déjà réfléchi à quoi faire pour réussir cette chose.

C’est le principe de GTD (Getting Things Done) paru en 2001.

Il se déroule en 5 étapes :

Etape 1 : LA COLLECTE

Vous pouvez collecter les tâches à faire quand vous voulez dans la journée, surtout si vous êtes concentré sur une autre tâche, afin qu’elles ne tournent plus en rond dans votre esprit.

La collecte consiste à énumérer les choses, les trucs : «ne pas oublier de faire ça », « appeler telle personne », « tiens telle astuce en programmation ça pourrait servir »…

Le but est de les sortir de notre cerveau pour alléger notre esprit et les fixer sur un support. Il peut s’agir d’un support papier (fiche cartonnée, post-it, carnet) ou électronique (mails, fichiers, To-do List, smartphone). C’est de la collecte volontaire : ce qu’il y a dans votre tête, il faut l’en sortir.

Et puis ce qui tente d’y rentrer (mails, SMS, appels ratés, prospectus à la sortie du métro). Ces informations doivent ressortir aussi de votre esprit. L’important est d’avoir une boîte de réception fiable, accessible facilement et si possible de partout.

Il n’y a pas de règle pour le « quand », car l’information, les réflexions, les idées pour corriger un bug à trois heures du matin qui vous empêchent de dormir, les demandes nous tombent dessus tout le temps, charge à nous de fixer les choses.

Etape 2 : LE TRAITEMENT

Il est recommandé de le faire une fois par jour.

Chaque élément de la collecte est parcouru un par un.

Pour chaque élément on IDENTIFIE l’élément :

Par exemple : « Monter une étagère dans le salon », «  manuel du micro-onde », « SMS d’un Copain :”on se fait une bouffe?” » Notre esprit se souvient alors de cet élément, et charge d’autres informations annexes à l’élément pour qu’on puisse s’en occuper.

Est-ce qu’une action physique est nécessaire quand on a identifié l’élément ?

NON ?

Alors soit :

• On le jette à la poubelle (ex : bon de réduction périmé)
• On le garde en référence (ex : mot de passe READ de la DB en PROD)
• On le classe dans un dossier nommé “Un Jour Peut-être”

Ce dernier dossier accueille typiquement le genre de réflexion ci-dessous:

J’aimerai monter un groupe de Rock

J’aimerai bien apprendre le Japonais

J’ai hérité d’un vieux piano qui fonctionne, mais je ne sais pas en jouer, ce serait cool que j’apprenne

Vous avez ces idées en tête, mais vous n’avez aucune idée du “quand” vous voudriez les faire pour de multiples raisons qui vous appartiennent.

Est-ce qu’une action physique est nécessaire ?

OUI ?

Il y a une action physique nécessaire, est-elle simple ou rapide  à faire (<2 minutes) ?

OUI ?

Alors action ! Car le but de GTD n’est pas de perdre du temps à analyser, planifier, reporter des choses simples à faire tout de suite. Et c’est valable pour tous les éléments pendant la phase de traitement.

NON ?

Car trop complexe ? Faire un bar américain chez soi, en effet, ne s’improvise pas. C’est un projet que vous avez là, alors définissez l’action suivante pour avancer dans ce projet (retrouver les plans de l’appartement par exemple). Et si vous pouvez la faire tout de suite, n’hésitez pas.

NON ?

Cela vous prendrait trop de temps ? Mais êtes-vous la personne la plus qualifiée pour le faire ?

OUI ?

Alors il faut la reporter dans les actions suivantes.

NON

Vous pouvez donc déléguer à la bonne personne.

Par exemple : le serveur de compilation est injoignable=> je fais une demande d’examen à la hotline pour savoir ce qui se passe.

Cette étape est terminée quand on a parcouru tous les éléments et décidé ce qu’il fallait en faire pour chaque voici donc le résultat :

ETAPE 3 : ORGANISATION

A cette étape, vous organisez les actions, c’est-à-dire en renseignant le plus de données possibles sur elles.

• Vous leur donnez des dates.

S’il y a lieu qu’elles en aient bien sûr. En effet, définir une date implique qu’il existe réellement une date butoir.

Si l’action suivante est, par exemple, “demander un reçu fiscal de telle association”, il y a fort à parier que vous devriez le positionner bien avant la date butoir des impôts, et là le calendrier est tout indiqué.

En dehors de la date limite (si elle existe), si vous connaissez un moment idéal où vous voudriez faire cette tâche, vous pouvez vous mettre un rappel sur le calendrier.

Il faut respecter les engagements personnels non datés en les gardant dans “Actions Suivantes”. Pourquoi ? Parce que si vous mettez toutes vos actions suivantes pour aujourd’hui ou demain, vous risquez d’être confronté à la déception de n’avoir pas pu tout faire, notamment à cause des imprévus, ou de contraintes que vous êtes en train de définir à cette étape. Ce sera expliqué plus en détail dans la partie 5.

• Vous définissez leur contexte :

Voiture, travail, Smartphone, Atelier de bricolage, avec mes enfants. On pourrait parler aussi de “ressources” en parlant de contexte.

• Vous estimez la durée de la tâche

Si… il faut le faire, qu’importe si vous vous trompez, il faut au moins essayer.
Car lors de l’étape 5, vous aurez besoin de savoir combien de temps cela prendra pour décider de la faire ou non, et si vous vous êtes trompé au moins vous saurez pourquoi.

• Vous définissez sa localisation

Ce paramètre peut être optionnel comme il peut être essentiel à être connu. Par exemple en ce moment, je cherche à faire une étagère dans ma salle de bain. Et s’il faut prendre des mesures, cela ne pourra se faire qu’à la maison. Par contre, appeler un copain pour fixer un rendez-vous ne nécessite que mon Smartphone, pas besoin de lieu en particulier.

Si on est un chef de projet, il faut lister aussi les “projets” en fonction des personnes.

Résumons les propriétés de tâches :

• Date butoir.
• Date idéale d’exécution.
• Localisation
• Contexte
• Temps estimé
• Projet

ETAPE 4 : LA REVISION

Elle est à faire une fois par semaine, au calme, i.e. éloigné de tout stimuli (conjoint, téléphone, chef, collègues bavards, chien, chat…).

On regarde d’abord le calendrier et on se pose deux questions :

Qu’est-ce qui a été prévu ?

Qu’est-ce qui a été fait ?

Se réjouir d’abord de ce qui a été fait, parce que ça nous fait du bien au moral, puis se poser des questions pour chaque tâche manquée, pourquoi elle l’a été :

• La liste de projets : est-ce que certains projets sont toujours d’actualité ? Est-ce qu’on a toujours envie de les faire ? Est-ce que l’action suivante est vraiment la plus appropriée pour avancer dans le projet ?
• “Actions suivantes” : est-ce que les éléments sont bien définis ? je lis : “Appeler Serge”, mais pour lui dire quoi au juste ? Re-balayage mental… ah oui, pour se faire une bouffe à Opéra, on complète alors l’action pour qu’en la lisant, on n’ait plus à réfléchir à ce qu’on doit faire.
• Prendre du recul : sur le système en général qu’on a mis en place : est-ce que je peux améliorer des choses ?
• Poser de nouvelles propriétés à mes actions : est-ce que les actions suivantes ne sont pas trop nombreuses  et difficile à trier.
• Peut-être prévoir des filtres en fonction des endroits ou moments où je consulte ma liste d’actions à faire… Par exemple, voir des tâches déjà organisées qui concernent des actions à faire la maison ne m’intéresse pas quand je suis au travail.
• Par contre, celles que je peux faire uniquement pendant les horaires de bureaux comme appeler la CPAM, sûrement.

Certains softwares proposent de paramétrer les tâches avec des  « envoyer un mail à … ou « envoyer un sms à … » ou « proposer un rendez-vous à… ». Deux clics suffisent alors pour commencer réellement l’action.

ETAPE 5 : ACTION !

Enfin, nous allons pouvoir passer à l’action.

A faire quand ?

Le plus tôt possible le matin, c’est la première chose à faire car le temps défile. Regarder le calendrier : les actions à faire et à quel moment sont-elles définies. Il n’y a plus qu’à !

Dans le calendrier, on trouve deux types d’horodatage d’action :

• Celles qui se font à une date précise : les rendez-vous typiquement, ou le prochain concert de Deep Purple à Paris.
• Celles qui se font un jour précis.

Pourquoi un jour précis ? Prenons l’exemple « Appeler le chef de Projet chez un client pour lui parler d’un candidat » pourquoi avait-on noté de faire l’action ce jour-là  et pas un autre ? Car on savait de sources sûres que ledit chef de projet serait le plus disponible pour discuter au téléphone, n’ayant pas de réunion ce jour-là, contrairement à d’autres jours de la semaine.

Et sinon, quand fait-on les actions suivantes ?

Avec un ordre de priorité ? Non, et cela pour deux raisons : souvent les règles de priorité ne nous appartiennent pas (le chef a décidé que…) et ça dépend de plusieurs critères sur lesquels vous ne pouvez pas agir, tels que :

1. le contexte :l’endroit où l’on se trouve, les outils disponibles, les limites et possibilités de l’environnement.
2. le temps disponible : le temps libre avant la prochaine obligation, le temps estimé de la réalisation de chaque prochaine action listée.
3. l’énergie physique et mentale : l’énergie dont on dispose, et les actions qui s’accordent à cette vigueur.
4. la priorité : pour les différentes actions réalisables au vu des trois critères précédents, laquelle a le plus d’importance.

Par exemple : Même si vous avez absolument besoin de cette nouvelle armoire pour ranger vos affaires, ce n’est peut-être pas le bon moment pour la monter seul car vous rentrez d’une heure trente de course à pied, il est 21h, et vous n’avez pas encore pris votre dîner (manque d’énergie, manque de temps).

Par contre, si vous êtes prêt à partir en soirée et vous avez encore 5 minutes. Vous regardez vos actions suivantes, vous voyez que vous avez un téléchargement à faire (Contexte : PC personnel). Voilà une action possible à faire, et qui sera faite dans la seconde qui suit.

En résumé, pour choisir une action suivante :

Vous vérifiez que vous êtes dans le bon contexte, vous comparez le temps nécessaire pour la tâche par rapport au temps qu’il vous reste, puis l’énergie que vous avez pour la faire, en tout dernier si vous ne pouvez trancher. Cette prise de décision en apparence complexe est en réalité simplifiée à l’étape de l’organisation, puisque c’est à cette étape que tous les paramètres et propriétés de la tâche sont renseignés.

Voici un rappel de l’ordre dans lequel se font les choses :

Et voilà la méthode GTD détaillée avec ses 5 étapes.

Il vous reste plus qu’à la mettre en application :

Mais avant, voici quelques derniers conseils :

• Être discipliné : chaque étape doit être faite avec régularité, dans le bon ordre, pour que cela devienne une habitude, et que cela ne vous coûte plus rien.
• Il faut adopter toutes les étapes du processus pour en tirer les bénéfices.
• Au début, il est conseillé de se mettre des rappels (un par jour pour la collecte, un par semaine pour la révision).
• Acheter le livre, il se trouve facilement en librairie et sur internet : de David Allen, « S’organiser pour réussir, Getting Things Done».
• Parcourir les outils  disponibles, carnet, bannettes, PDA, plugin de navigateur internet, application smartphone, et les choisir.
• Faire son premier balayage mental.

L’apport de bien-être se joue sur plusieurs points :

• Fixer les choses à faire aide à se «  vider l’esprit  »
• Se donner la possibilité et un moment pour réviser les choses permet de se garder un degré de liberté pour ne pas subir le système et en être un acteur.
• Le passage à l’acte est facilité par les moments réservés à l’action et non à la réflexion.
• De même pour les moments dédiés à la réflexion : vous êtes plus serein, car vous savez que vous n’aurez pas à agir pendant ces étapes (sauf étape 2 et 5)
• Le fait de garder une trace des actions réalisées permet d’avoir un visuel d’avancement.
• L’impression de pouvoir faire plus de choses est nette et permet de plus se consacrer à ce qu’on aime.

Toutes les images ont été conçues et réalisées par Pascal Batty, et utilisées avec son accord.