5 applications pour votre système GTD
Ce que GTD n’est pas, c’est un outil clés en main officiel avec toutes les options. La réalité est dure : vous allez devoir fabriquer vous-même votre propre système, car il dépend complètement des outils avec lesquels vous êtes familier et auxquels vous avez accès. Le livre a été publié en 2001, à une époque où Internet n’était pas aussi omniprésent, où l’on ne stockait pas autant sa vie entière dans le Cloud ; il propose une approche plus matérielle, avec du papier et des dossiers. Cette solution est tout à fait valide, mais je sais que la plupart préfère un outil informatique, surtout dans notre milieu. Permettez-moi de vous présenter quelques applications pour intégrer GTD.
GTD est un jeu de règles conçues sur le bon sens, qui établissent un système personnel auquel on peut faire confiance. Si vous ne connaissez pas GTD, je ne peux que vous inviter à lire le livre qui a changé ma vie et regarder la vidéo où j’en parle (ça vous prendra moins d’une heure).
Alors, comment choisir son système, au juste ?
- Un bon système doit être fiable : si vous y mettez des informations et qu’elles disparaissent, vous allez droit dans le mur. Soyez vigilant quant à la synchronisation des données et les options de conservation.
- Un bon système doit être omniprésent : on doit pouvoir y collecter des choses aussi fréquemment que possible, que ce soit dans le métro, au boulot ou le soir dans son lit.
- Un bon système doit être maîtrisé : ça ne viendra pas forcément tout de suite, mais vous devez comprendre votre système comme un virtuose comprend son instrument.
- Un bon système doit être le vôtre : car le meilleur système que vous pourrez trouver sera celui qui marche pour vous, adapté à vos besoins et vos attentes.
Sans plus d’attente, attaquons la liste.
Evernote, le couteau suisse
Vous connaissez sans doute Evernote, cet outil omniprésent qui a accumulé les fonctionnalités et les applications satellites à travers le temps. Posons les bases, Evernote est une app à tout faire dès qu’il s’agit de collecter de l’information.
Vous pouvez y stocker vraiment tout et n’importe quoi et le classer dans des carnets (dossiers) et y mettre des étiquettes. Avec ces deux axes vous pouvez mettre en place un système GTD en utilisant l’un pour suivre vos projets et l’autre pour vos contextes, par exemple. La recherche est performante et vous permettra de mettre en prime dans le même outil tout un tas de données de référence. L’outil s’est tout récemment vu rajouter une fonction “Reminders” qui permet effectivement d’associer une case à cocher et même une date limite à une note.
Vous pourrez y ranger des tâches mais aussi des images, des documents scannés, du texte riche, toutes sortes de choses. Personnellement, je préfère ranger mes tâches et mes données de référence à des endroits séparés, mais de nombreuses personnes utilisent Evernote comme système GTD et s’en sortent à merveille.
Tarif : gratuit, plan Premium pour 5.00€/mois ou 40.00€/an
Plates-formes : Web, iPad, iPhone, Android, Windows Phone, Blackberry, OS X, Windows
Wunderlist, l’élégant
Si vous voulez un outil simple et joli qui s’installe quasiment partout, Wunderlist est une très bonne alternative. L’application, qui est passée en version 2 en décembre dernier, a une promesse simple : permettre la création de listes avec souplesse et simplicité. Son interface est faite pour s’adapter sans soucis aux différentes tailles d’écran sans trop changer.
Si je devais regretter une chose, c’est l’absence de notion de contexte ou même de mot-clé, qui permettrait de gérer plus facilement le classement à deux dimensions. Vous pouvez néanmoins utiliser une liste par contexte, par exemple, et garder une liste comme boîte de réception et une autre pour référencer vos projets.
Comme outil gratuit, si vous voulez débuter avec quelque chose de simple, Wunderlist est intéressant, mais commencez à chercher quelque chose de plus costaud quand vous commencez à vous sentir un peu à l’étroit.
Tarif : gratuit, plan Pro pour 4.49€/mois ou 44.99€/an
Plates-formes : Web, iPad, iPhone, Android, OS X, Windows
Remember The Milk, le malin
Remember The Milk est le premier outil que j’ai utilisé pour intégrer GTD. Il s’agit au départ d’une application Web uniquement, dont les ramifications se sont étendues aux mobiles et aux services en tous genres (par exemple vous pouvez ajouter des tâches via un DM Twitter !). Vous pouvez attribuer à vos tâches toutes sortes de tags de votre convenance et ainsi gérer les contextes, la durée et la difficulté.
Là où Remember The Milk brille, c’est dans la possibilité de créer des listes “intelligentes” qui sont des listes composées de tous les résultats d’une recherche. Vous pouvez par exemple vous créer une liste avec toutes les tâches que vous pouvez faire au téléphone avant demain (si vous avez défini les bons tags), ou les tâches urgentes qui prendront moins de 5 min. En observant un peu votre façon d’utiliser GTD, vous pouvez donc construire des listes qui vous permettront d’avancer très vite en fonction des circonstances.
Remember The Milk m’a beaucoup aidé dans mes débuts et l’outil a continué d’évoluer, apparemment dans le bon sens. Si vous n’avez rien contre le fait d’utiliser une application web au lieu du natif sur votre ordinateur (les applis mobiles sont natives), c’est une très bonne solution. Notez cependant que si vous souhaitez synchroniser vos appareils plus d’une fois par jour, il faudra un compte Pro (qui reste à un tarif raisonnable).
Tarif : gratuit, compte pro à $25/an
Plates-formes : Web, iPhone, iPad, Android, BlackBerry, extension Chrome ou Firefox
OmniFocus, le professionnel
Si Evernote est un couteau suisse, OmniFocus est un Leatherman : un outil extrêmement pointu, complexe et performant. Créé en 2007 par OmniGroup avec l’intention d’être profilé pour GTD en particulier, il intègre les notions élémentaires du système de David Allen : projets, contextes, temps nécessaire… La grande force d’OmniFocus est vraiment son aspect carré d’outil professionnel.
Vous pouvez consulter vos actions par projet ou par contexte, les ordonner et les grouper selon le critère que vous souhaitez, faire une hiérarchie de sous-projets sur plusieurs niveaux, définir si un projet doit être effectué en séquentiel ou en parallèle, définir une date de début de tâche (le seul que je connaisse qui permette ça !). L’outil propose également une fonction de “perspectives”, qui permettent de sauvegarder une “vue” pour y revenir quand on en a besoin : les actions à faire quand on est au travail, classées par projet, groupées par priorité par exemple. Vous avez même une fonction de révision hebdomadaire !
Avec OmniFocus vous pouvez vous-même définir votre environnement de travail, classer les actions et les contextes vraiment comme vous le souhaitez. Notez cependant qu’il est limité aux plates-formes Apple, et ce n’est sans doute pas près de changer.
Note : OmniFocus 2.0 est en version bêta fermée pour le moment, si vous hésitez je vous conseille d’attendre la bêta publique et de l’essayer gratuitement pour vous faire une idée.
Tarif : Mac 69.99€, iPad 35.99€, iPhone 17.99€
Plates-formes : iPhone, iPad, OS X
Things, l’équilibré
Things se situe entre la simplicité de Wunderlist et la puissance d’OmniFocus. Il est beaucoup plus standard dans son fonctionnement et plutôt facile à prendre en main. Il a aussi l’atout d’être plutôt joli tout en étant plus discret que Wunderlist. Si l’outil a longtemps souffert de l’absence d’un véritable système de synchronisation, ce problème est à présent terminé et la solution apportée par Cultured Code est foudroyante : la synchronisation s’effectue en un clin d’œil sans que vous ayez à vous occuper de quoi que ce soit.
L’approche globale est plutôt efficace avec la possibilité de planifier les tâches pour éviter qu’elles vous parasitent si elles ne peuvent pas commencer avant une certaine date, et la notion de “daily review” où vous pouvez choisir d’accepter ou non les actions planifiées pour le jour-même. Comme Remember The Milk, Things remplace la notion de contexte par un système de mots-clés, que vous pouvez imbriquer les uns dans les autres. Les choses sont plutôt bien cadrées, ce qui pourrait ennuyer les utilisateurs qui voudraient changer un peu le workflow de l’outil.
À l’instar d’OmniFocus, Things n’existe que sur les plates-formes Apple, et il a un coût non négligeable.
Tarif : Mac 44.99€, iPad 17.99€, iPhone 8.99€
Plates-formes : iPhone, iPad, OS X
Voilà !
J’espère que vous pourrez trouver un outil qui vous intéresse dans ce petit tour d’horizon, ou les nombreux autres outils que je n’ai pas couverts ici. Vous pouvez constater qu’il n’existe pas une seule solution pour intégrer GTD, et que c’est à vous de comprendre comment vous fonctionnez et d’utiliser les outils qui vous conviennent le mieux.
Si cet article vous a plu ou que vous avez des questions, n’hésitez surtout pas à me contacter sur Twitter @scalbatty.